Facturas, ¿Hasta cuándo debo guardar los justificantes en mi negocio?

En las fechas en las que estamos, es muy habitual que los empresarios se planteen la cuestión de la custodia de documentación.

Nuestra actividad comercial a menudo genera un volumen importante de justificantes: facturas, nóminas, recibos bancarios, etc. que a la larga supone un problema de espacio.

Achivo físico de facturas en papel.

Por lo que a veces surge la duda: ¿Hasta cuándo debo guardarlos?

Según la norma

Debemos tener en cuenta, por un lado la Legislación Mercantil y por otra la Legislación Tributaria

Código de Comercio

El Código establece que “los comerciantes conservarán  documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Normas Tributarias para las facturas de gastos

Los distintos reglamentos de impuestos,  establecen que debemos conservar la documentación relativa a las declaraciones cinco años.

Dado que la legislación mercantil establece un periodo mayor (6 años) utilizaremos este como práctica habitual:

Excepciones a la regla

Aquellas facturas de inmovilizado (Inmuebles, vehículos, maquinaria, etc.) deben conservarse mientras se estén practicando amortizaciones. A veces 20 años o más.

Si se están aplicando compensación de bases imponibles negativas, bajo el Impuesto sobre Sociedades El plazo máximo de compensación es de 18 años por lo que debemos de utilizar este dato como referencia para archivar las facturas

Factura electrónica

Hoy en día se tiende a conservar una gran parte de la documentación en formato electrónico. Si bien en ek caso de facturas debemos de asegurarnos que cumplen con los requisitos de una factura electrónica legal

No se admite el simple escaneo de documentos físicos, salvo que contengan algún mecanismo de verificación (CSV o firma electrónica)

¿Qué pasa si no conservo las facturas de mis gastos?

Las consecuencia más grave de no disponer de justificantes de gastos es que si la administración nos revisa nos anulara aquellas  deducciones de gastos sin justificante físico.

Por lo que podrá hacernos pagar aquello que hemos deducido,  llegando incluso a resolver imponernos una sanción.

En resumen debemos disponer de un archivo de los justificantes de gastos corrientes de al menos 6 años y de 18 años o más  en ciertos caso

Enlaces de interés:

Obligación de conservar las facturas (AEAT).

 

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